Une relance efficace est courte, précise et facile à traiter : le client doit y trouver le numéro de la facture, le montant, et le moyen de payer tout de suite. Les trois modèles ci-dessous suivent le calendrier décrit dans comment relancer une facture impayée.
1. Le rappel, trois jours après l'échéance
Par e-mail ou par message. On part du principe d'un oubli.
Bonjour [nom],
Sauf erreur de ma part, la facture n° [numéro] du [date], d'un montant de [montant] € TTC, est arrivée à échéance le [date d'échéance] et n'a pas encore été réglée.
Vous la trouverez en pièce jointe. Le règlement peut se faire par virement (IBAN : [IBAN]) ou par carte via ce lien : [lien].
Si le paiement a été effectué entre-temps, merci de ne pas tenir compte de ce message.
Bien cordialement,
[votre nom, votre entreprise, votre téléphone]
2. La relance ferme, quinze jours après l'échéance
Par e-mail, suivie d'un appel. On demande une date.
Bonjour [nom],
Malgré mon message du [date], la facture n° [numéro] d'un montant de [montant] € TTC reste impayée, avec [nombre] jours de retard.
Les travaux ont été réalisés conformément au devis que vous avez signé le [date] et réceptionnés le [date]. Je vous remercie de procéder au règlement sous huit jours, ou de m'indiquer par retour la date à laquelle il interviendra.
Si une difficulté particulière explique ce retard, appelez-moi au [téléphone] : nous trouverons une solution.
Cordialement,
[votre nom, votre entreprise]
3. La mise en demeure, trente jours après l'échéance
Par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle prépare une action en justice : gardez-en une copie avec la preuve d'envoi.
Objet : Mise en demeure de payer
Madame, Monsieur,
Malgré mes relances des [date] et [date], vous restez redevable de la somme de [montant] € TTC au titre de la facture n° [numéro] du [date], échue le [date d'échéance].
Par la présente, je vous mets en demeure de régler cette somme dans un délai de huit jours à compter de la réception de ce courrier.
[Pour un client professionnel :] S'y ajoutent les pénalités de retard prévues sur la facture, au taux de [taux] %, ainsi que l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.
À défaut de paiement dans ce délai, je saisirai la juridiction compétente pour obtenir le recouvrement de ma créance, les frais restant à votre charge.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
[votre nom, votre entreprise, signature]
Ce qui rend une relance efficace
- Les références complètes : numéro, date, montant, échéance. Le client ne doit rien avoir à chercher.
- La facture en pièce jointe, à chaque fois.
- Un moyen de payer immédiat : IBAN ou lien de paiement.
- Un délai précis : « sous huit jours », pas « dans les meilleurs délais ».
- Un ton factuel. Pas de reproche, pas de menace avant la mise en demeure.
Ce qu'il ne faut pas faire
- Relancer uniquement par téléphone : sans écrit, pas de preuve.
- Menacer de reprendre le matériel posé ou de couper une installation.
- Contacter l'entourage ou l'employeur du client.
- Laisser filer : contre un particulier, vous avez deux ans pour agir.
Tebati envoie les relances à votre place à 3, 15 et 30 jours après l'échéance, et vous montre en un écran les factures encore impayées.
Modèles fournis à titre d'exemple. Pour un montant important ou un client qui conteste les travaux, faites relire votre mise en demeure par un professionnel du droit.