Parmi les trois formats admis par la réforme de la facturation électronique (Factur-X, UBL et CII), Factur-X est celui dont on parle le plus aux petites entreprises. La raison est simple : c'est le seul qu'un humain peut ouvrir et lire.
Un PDF avec des données à l'intérieur
Une facture Factur-X est un fichier PDF. Vous l'ouvrez, vous la lisez, vous l'imprimez comme n'importe quelle facture. La différence est invisible : le fichier contient en plus un second document, au format XML, qui reprend toutes les informations de la facture sous une forme que les logiciels savent lire sans erreur.
- La partie visible est pour vous et pour votre client.
- La partie données est pour le logiciel comptable du client, pour la plateforme agréée et pour l'administration.
Le client n'a plus à ressaisir la facture : son logiciel lit le numéro, les montants, les taux de TVA et l'échéance directement dans le fichier.
Pourquoi un PDF ordinaire ne suffit pas
Un PDF classique est une image de la facture. Un logiciel doit « deviner » où se trouve le total ou le numéro de TVA, avec un risque d'erreur. La réforme exige des données structurées, que le destinataire et l'administration peuvent traiter automatiquement. Un PDF sans données, même envoyé par une plateforme, n'est pas une facture électronique au sens de la loi.
Les profils Factur-X
Le format existe en plusieurs niveaux de détail, appelés profils : Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931 et Extended. Plus le profil est riche, plus la partie données contient d'informations (jusqu'au détail de chaque ligne). Pour répondre à l'obligation, la facture doit contenir au moins les données exigées par la norme européenne EN 16931. Votre logiciel choisit le profil, vous n'avez pas à vous en occuper.
Comment produire une facture Factur-X ?
On ne la fabrique pas à la main, ni avec un traitement de texte. Il faut un logiciel de facturation qui génère le PDF et les données en même temps, puis une plateforme agréée qui achemine la facture vers celle du client.
Concrètement, pour vous :
- Vous créez votre facture comme d'habitude, depuis le devis signé.
- Le logiciel produit le fichier Factur-X.
- La plateforme agréée le transmet au client et vous indique son statut : déposée, reçue, refusée, payée.
Ce qu'il faut pour que la facture passe
Une facture électronique est contrôlée automatiquement avant d'être transmise. Elle est rejetée s'il manque une donnée obligatoire. Les causes de rejet les plus courantes sont banales :
- le numéro SIREN du client absent ou erroné ;
- un taux de TVA qui ne correspond pas au montant ;
- une numérotation de factures discontinue.
Mettre ses fiches clients à jour maintenant évite ces rejets plus tard. La liste complète est dans les mentions obligatoires d'une facture.
Factur-X et les particuliers
La facture électronique ne concerne que les échanges entre professionnels. À un particulier, vous continuez de remettre une facture papier ou PDF. Rien n'empêche que ce PDF soit au format Factur-X : le client n'y verra aucune différence.
Tebati génère vos factures au format Factur-X sur tous les abonnements. Voir aussi le calendrier de la réforme.
Sources : FNFE-MPE, présentation du format Factur-X, impots.gouv.fr. Article informatif.